آیا تا بحال از کسی شنیده اید که گفته باشد ایستادن در صف دلپذیر است؟
قطعا هیچ کس از ایستادن در صف مطب،آرایشگاه،آزمایشگاه،تعمیرگاه و بانک لذت نمیرد. به همین دلیل و برای از بین بردن صف های طویل فیزیکی که روزی ایستادن در آنها بخشی از زندگی انسان بود، سیستم مدیریت صف شکل گرفت.
این سیستم به تدریج توسعه پیدا کرد و صف های طولانی را برای همیشه منقرض کرد و فضای آنلاین منتقل کردند.
«Queue management system» که در اصطلاح فارسی به آن سیستم مدیریت صف می گوییم. مجموعه ای از برنامه های کاربردی هستندکه با کاهش مدت زمان انتظار مشتری و از بین بردن صف کارایی و بهره وری کسب و کارها را افزایش می دهند.
سیستم مدیریت صف به اختصار « QMS» هم نامیده میشود و به سامانه مدیریت صف هم مشهور است.
دنیای سریع و مدرن امروز به هیچ وجه پذیرای صف های طولانی و انتظار نیست، اگر مشتری مدت زمان طولانی برای دریافت محصولات و خدمات شما انتظار بکشد به آن معنی است که شما را ترک میکند و سراغ رقبا خواهد رفت.
مدیریت صف مفهومی گسترده تر از ساماندهی مشتریان یا مراجعان دارد، این انتظار ممکن است در فرایند داخلی سازمان مثل ورود و خروج مواد اولیه یا حتی ترخیص شکل بگیرد. با بکارگیری سامانه های نوبت دهی میتوانید از شکل گیری چنین صف هایی پیشگیری کنید.
استفاده از این سیستم ها حواشی کار شما را به حداقل میرساند و کمک میکند بدون دغدغه روی ارائه خدمات خود متمرکز شوید.
تفاوت نوبت دهی سنتی با سیستم مدیریت صف
سیستم نوبت دهی سنتی به این شکل بود که مراجع در زمانی که به خدمات نیاز داشتند به محل موردنظر مراجعه میکرد و براساس زمان ورود منتظر مینشست تا نوبتش برسد،این به معنی ازدهام جمعیت ، بی نظمی و بی برنامگی بود.
مدیران کسب و کار نمیدانستند در هر روز ممکن است چند نفر مراجع داشته باشند، خدمات موردنیاز آنها کدام است و مشتریان هم باید یک روز کامل بدون اینکه ایده ای داشته باشند چقدر کارشان طول میکشد در محل کسب و کار به انتظار مینشستند.
بعدها امکان ثبت نوبت به صورت تلفنی فراهم شد، افراد قبل از مراجعه تلفنی تماس مبگرفتند و نوبت خود را ثبت میکردند.
به این ترتیب مدیر کسب و کار تقریبا از تعداد مراجعان و نیازهای آنها آگاه بود. امکان خطای انسانی در این شیوه نوبت دهی بسیار زیاد بود.به نحوی که ممکن بود برای یک ساعت معین دو نوبت همزمان ثبت شود.صف های طولانی به دلیل نوبت دهی غیرسیستماتیک شکل میگرفت و مشتریانی که تلفنی وقت رزرو کرده بودند ، به دلیل فراموشی و سهل انگاری ممکن بود در وقت معین به محل کار شما مراجعه نکنند.تعداد نوبت های کنسلی بالا و خطاهای انسانی به مرور ناکارآمدی این روش را مشخص کرد.
سیستم های مدریت صف به صورت هدفمند و هوشمند شکل گرفتند تا با این مشکلات مقابله کنند، به مرور این سیستم ها توسعه پبدا کردند و بهره وری کسب و کارها را افرایش دادند.
مزایای بکارگیری سیستم مدیریت صف
-صرفه جویی در هزینه ها
-مدیریت بهتر زمان
-حفظ انرژی کارکنان در طول ساعات اداری
-افزایش رضایت مراجعه کنندگان و افزایش شانس تبدیل آنها به مشتری وفادار
-افزایش نظم و رعایت حقوق مشتریان و مراجعه کنندگان
-مدیریت هوشمند منابع انسانی و برنامه ریزی دقیق کارکنان
-انجام مارکتینگ و پروژه های بازراریابی به کمک سامانه های نوبت دهی
-پیگیری خودکار نوبت ها و ارسال پیام یادآور به مشتریان
-کاهش امکان خطای انسانی
انواع سیستم های مدیریت صف
1-سیستم نوبت دهی فیزیکی
سیستم های نوبت دهی فیزیکی که شما میشناسید، بیشتر شبیه آن چیزی است که در بانک ها استفاده میشود.
یک دستگاه فیزیکی به مراجعه کننده کاغذی حاوی شماره نوبت او ، تعداد نفرات صف انتظار و زمان تقریبی رسیدن نوبت به اون را ارائه می دهد.کارکنان با فشار دادن دکمه مربوطه مشتری را به محل ارائه خدمت دعوت میکنند و کار آنها را انجام میدهند.
این سامانه امروزه در اغلب ادارات دولتی ، سازمان تامین اجتماعی ، بانک . حتی در برخی رستوران ها مورد استفاده قرار میگیرد.
2-سیستم نوبت دهی پیامکی
این سامانه یک پنل مدیریتی هوشمند دارند، مشتری با ارسال عبارتی درخواست رزرو نوبت را ارسال میکند و سامانه به صورت هوشمند در ساعات اداری و با فاصله مناسب نوبت ها را به ترتیب ثبت میکند.امکان گذارش گیری از نوبت های ثبت شده وجود دارد و همچنین میتوان برنامه مشخصی برای نوبت دهی به صورت روزانه یا هفتگی ثبت کرد.
3- سیستم نوبت دهی آنلاین
این سامانه ها فرایند نوبت دهی را در فضای وب انجام می دهند و قابلیت هماهنگی با سایت شرکت ها، صفحه آنها در شبکه های اجتماعی یا ارائه خدمات به صورت اپلیکیشن را دارند.
سیستم نوبت دهی آنلاین پر طرفدارترین راهکار ثبت نوبت است که شما را به صورت 24 ساعته در دسترس مشتریان قرار می دهد.
