نوبت دهی تلفنی،سیستمی است که به مشتریان امکان این را میدهد که به صورت تلفنی با شرکت یا سازمان مورد نظر تماس گرفته و وقت ملاقات خود را برای خدمات مورد نظر تعیین کنند.این سیستم با استفاده از تکنولوژی های جدید و نرم افزارهای مختلف پیاده سازی میشود.
قیمت نوبت دهی تلفنی به امکانات ،ویژگی ها،پست ها و نیازهای خاص هر سازمان بستگی دارد.
نوبت دهی تلفنی به عنوان یکی از روش های ساده و رایج است که تمام امکانات مورد نیاز را برای نوبت دهی به شیوه ی تلفنی در این سیستم گنجانده است.
نوبت دهی تلفنی یک سیستم مهم و حیاتی در مدیریت و سازماندهی وقت در کسب و کارها و مراکز درمانی است.این فرایند افراد را قادر میسازد که به آسانی در هر ساعتی از شبانه روز از طریق تماس تلفنی نوبت بگیرند.
یکی از ویژگی های مهم این سیستم انعطاف پذیری آن است، که افراد میتوانند نوبت های خود را حذف یا جابجا کنند.
سیستم های تلفنی با استفاده از امکاناتی مثل پیامک یادآوری نوبت،گزارش گیری و ایجاد پیشنهادات و راه های مختلف برای انتخاب پزشک یا خدمات موردنظر به بهبود مدیریت زمان و افزایش راحتی مراجعه کنندگان و مراکز کمک میکند.
معطل شدن و اتلاف وقت، استرس و فشار روانی را افزایش میدهد و باعث نارضایتی مشتریان میشود، طی سال های اخیر با پیشرفت تکنولوژی تلاش شده زمان انتظار مشتری در کسب و کارهای مختلف به حداقل برسد. نوبت دهی تلفنی یکی از ابتدایی ترین این سیستم ها است .
سیستم نوبت دهی تلفنی معمولا بصورت 24 ساعت فعال نبوده و فقط در ساعات اداری میتواند به مشتری ها خدمات دهی کند.در صورت خرابی تلفن یا اختلال در عملکرد آن بصورت کامل سرویس قطع شده و بی نظمی زیادی در کارها ایجاد میشود.
کار با این سیستم سخت است و گاهی افراد بخاطر پیچیدگی مراحل یا طول کشیدن مراحل از نوبت خود منصرف میشوند.
امکان دریافت پیش پرداخت و و وجه نقد از این طریق وجود ندارد که امکان لغو نوبت را بالا میبرد.
تعداد خطوط تلفن محدود است و در صورت افزایش متقاضیان سیستم قادر به پاسخگویی به نیاز همه ی مشتریان نیست و امکان ایجاد اختلال در آن وجود دارد.
این سیستم انعطاف پذیری لازم را ندارد در صورتی که مشتری هنگام ثبت نوبت به مشکل بربخورد یا سوالی داشته باشد نمیتواند راه حل مشکل خود را پیدا کند.
نوبت دهی تلفنی بدلیل اینکه دردسرهایی دارد و به ویژه تجربه ناخوشایندی که افراد از آن دارند تمایلی به استفاده از آن را ندارند.
مردم وقتی نام نوبت دهی تلفنی به گوششان میخورد بدلیل اشغال بودن خطوط،تلاش چندباره برای ثبت نوبت،عدم موفقیت در ثبت قرار مراجعه و اتلاف وقت ترجیح میدهند تا حد ممکن از این سیستم استفاده نکنند.
بهترین جایگزین برای سیستم نوبت دهی تلفنی:
طی سالهای اخیر و پیشرفت تکنولوژی و اینترنت و عمومی شدن استفاده از آن به کمک تلفن های هوشمند باعث راه اندازی سیستم های نوبت دهی آنلاین شده که در مقایسه با سیستم های سنتی و نوبت دهی تلفنی بسیار کاربردی بوده و کار را برای کسب و کارها و مشتریان آنها ساده کردند.
مزایای سیستم نوبت دهی آنلاین:
-قابلیت استفاده 24 ساعته
-امکان پیش پرداخت بصورت آنلاین
-بکارگیری در شبکه های اجتماعی و افزایش فروش
-گزارش دهی دقیق و کاربردی
-دسترسی ساده و استفاده آسان
-قابلیت بازاریابی آنلاین
به کمک این سیستم ها که در بستر اینترنت به مشتری خدمات دهی میکنند نوبت های کنسلی به حداقل رسیده،راندمان کاری به میزان قابل توجهی افزایش میابد. با راه اندازی سیستم نوبت دهی اینترنتی مشتری با چند کلیک ساده میتواند نوبت بعدی خود را به اختیار خود ثبت کند و نیازی به مکالمه با کارکنان را نخواهد داشت.
معایب نوبت دهی تلفنی:
–پیاده سازی و نگهداری یک سیستم نوبت دهی تلفنی هزینه زیادی به دنبال دارد که برخی از کسب و کارها، خصوصا کسب و کارهای کوچک ممکن است به سختی این شرایط را تحمل کنند.(هزینه)
-برخی از سیستم های نوبت دهی تلفنی بسیار پیچیده هستند و نیاز به آموزش و استفاده صحیح دارند که ممکن است برخی کارمندان و مشتریان با آن مشکل داشته باشند.(پیچیدگی)
-در صورت خرابی یا مشکل در سیستم و اینترنت،سیستم نوبت دهی قادر به ارائه خدمت نخواهد بود.(وابستگی به تکنولوژی)
-بعضی از کسب و کارها نیازمند زیرساخت های خاصی برای پیاده سازی نوبت دهی تلفنی هستند که ممکن است هزینه و زمان زیادی را به همراه داشته باشد.(نیاز به زیر ساخت)
-برخی کاربران شاید از قبل با آن سازمان آشنا شده باشند و فقط برای دریافت نوبت مراجعه کرده باشند و از آنجا که نوبت دهی تلفنی در ابتدا سازمان و خدمات را معرفی میکند وقت تماس گیرنده گرفته میشود(وقت و زمان زیاد)
نوبت دهی تلفنی منویی را بر اساس نیازهای افراد آماده میکند ؛ مشاوره، پشتیبانی، نوبت دهی،انتخاب ساعت نوبت و اتصال مستقیم به درگاه بانکی برای پرداخت تا کار مراجعه کننده راحت تر و در زمان کوتاه تری انجام شود.
وقتی برای دریافت نوبت به خود کاربر این امکان را میدهیم تا ساعت اختیاری خود را انتخاب کند پس احتمال کنسلی ان کمتر است و رضایت کاربران نیز بیشتر است.
سیستم نوبت دهی تلفنی باعث نظم و رضایت کاربران و مراجعه کنندگان میشود همچنین میتوانند با نوبت دهی تلفنی مراجعه کنندگان را مدیریت کنند. این سیستم باعث کاهش هزینه ها و تکریم ارباب رجوع میشود.
در سیستم نوبت دهی تلفنی موارد زیر انجاما میشود؛
خوش امدگویی و معرفی سازمان
لیست مدیران و بخش های مختلف سازمان
اعلام ساعات کاری سازمان و بخش ها
دریافت اطلاعات تماس گیرنده
ارائه نوبت و قرار دادن در لیست
امکان پیگیری و لغو نوبت اخذشده
و در اخر ارسال پیامک که ساعت و روز نوبت در متن پیامک نوشته شده است.
که اگر فقط برای دریافت نوبت زمان زیادی از مشتری گرفته شود مشتری دیگر تمایلی به استفاده از آن را ندارد.